În legătură cu regulamentul de organizare și funcționare a instituției și cu organigrama instituțională, este necesar ca acestea să fie actualizate periodic (lunar în cazul organigramei) pentru o mai bună cunoaștere a modificărilor intervenite în arhitectura instituțională, pentru cunoașterea atribuțiilor fiecărei direcții de specialitate și a persoanelor care îndeplinesc funcții de conducere ale acestora, dar și a numărului de posturi ocupate din numărul total de posturi disponibile. Este de evitat ca organigramele să fie publicate incomplet fără menționarea numelor persoanelor cu funcții de conducere (atât demnitari cât și funcționari publici) sau fără numărul de posturi ocupate din totalul posturilor de disponibile în instituție, cât și fără numărul total de posturi ocupate din posturi disponibile pentru fiecare direcție în parte.